Signer électroniquement consiste à valider le contenu d’un document électronique, avec une authentification des signataires. La signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite.
Le rendez-vous de signature, moment d’échange privilégié avec les nouveaux locataires, est maintenu. Le bail et ses annexes, signées préalablement par le responsable d’agence, sont présentées au locataire sur écran, et le locataire appose sa signature sur une tablette biométrique (qui capte les degrés de pression et d’inclinaison, comme une signature papier). L’image de la signature, son certificat et une mention que la signature électronique est valide sont visibles sur les fichiers pdf ainsi généré.
Une fonction de signature à distance, par courriel et code SMS, est également possible et sera réservée à des circonstances exceptionnelles empêchant les déplacements en rendez-vous de signature.
Entre le règlement intérieur, les diagnostics techniques et les documents d’informations, les annexes remises à l’occasion de la signature d’un bail d’habitation totalisent en général une centaine de pages. Avec la signature électronique, il n’est plus besoin de les imprimer, a fortiori en plusieurs exemplaires.
Les avantages ? Une préparation plus aisée du contenu des annexes, pour la plupart générées automatiquement depuis Ulis ; la création d’un fichier « bail » léger et d’un fichier « annexes » séparé, plus volumineux, tous deux signés électroniquement ; une possibilité de préparer les baux à distance, en télétravail par exemple ; le locataire repart avec un lien pour télécharger son contrat, qui est aussi disponible sur son espace locataire. Enfin, pour la gestion de nos dossiers, le bail signé est déposé automatiquement dans le dossier locataire numérique (GED), et il n’est plus nécessaire d’archiver de bail papier.
La généralisation de la signature électronique débute par les contrats d’habitations, mais ne va pas s’arrêter là. L’application développée par la DSI, appelable depuis Ulis, et qui utilise les services du prestataire de signature numérique Connective, va également être adaptée pour permettre dans l’année la signature des baux parkings, des baux des locaux professionnels et de ceux de la DDGIE.